Patrimônio

O módulo controla os bens móveis, imóveis e intangíveis da entidade: cadastro e tombamento, plaqueta com QR Code, localização, responsável e transferências com termo de responsabilidade. O inventário com coleta pelo celular chega na próxima etapa do módulo.

Grupos de bens

Patrimônio › Grupos de bens classifica os bens. Cada grupo tem:

tipo: móvel, imóvel ou intangível;
conta contábil (PCASP) do ativo;
parâmetros de depreciação: método, vida útil em meses e valor residual em %.

Os parâmetros são definidos pela entidade e servem de sugestão no cadastro de cada bem, que pode ajustá-los. Um grupo com bens não muda de tipo e não pode ser excluído; nesse caso, inative-o.

Bens

Patrimônio › Bens › Novo bem começa pela escolha do grupo. Depois informe:

descrição, tipo de incorporação, data e valor;
setor, centro de custo e responsável;
dados da nota fiscal e do empenho;
marca, modelo e número de série.

Detalhes do cadastro:

Tombamento: o número é automático e sequencial por entidade. A placa leva zeros à esquerda: o número inicial e a quantidade de dígitos ficam nos parâmetros da entidade.
Inclusão em série: informe a quantidade para criar vários bens iguais com tombamentos seguidos.
Imóveis: grupos do tipo imóvel pedem matrícula, cartório, inscrição imobiliária, áreas, endereço e coordenadas. Imóveis são cadastrados um a um.
Contabilidade: cada incorporação gera um evento contábil pendente com o valor e a conta do grupo, que a Contabilidade lança.
Alterações: setor, responsável e centro de custo mudam só por transferência. Valor e grupo mudam por reavaliação ou baixa. Os demais dados podem ser alterados na ficha, e cada alteração entra no histórico.
Exclusão: vale só para cadastro feito por engano, sem movimentações. Bem já movimentado sai por baixa, e também o bem incorporado num mês anterior ao do último lote de depreciação processado (ele já está no RMB apurado).

Plaquetas

Na ficha do bem, Imprimir plaqueta. Na lista, Plaquetas desta página imprime em lote os bens filtrados.

Cada plaqueta tem:

QR Code, que abre a ficha do bem no celular;
código de barras (Code 128) com a placa, para leitores comuns.

Use papel adesivo.

Transferências

Transferência e termo de responsabilidade. Patrimônio › Transferências › Nova transferência: busque os bens por placa, descrição ou setor de origem, marque os bens e informe o destino (setor, centro de custo e responsável). Se for empréstimo, marque com devolução e a data prevista.

Ao concluir:

emita o termo de responsabilidade (Imprimir, PDF, XLSX ou CSV), com a declaração e o campo de assinatura do recebedor;
o termo também pode ser emitido por responsável, pela relação de bens de cada um.

O estorno devolve os bens à origem. Ele exige um motivo e só é possível enquanto os bens não forem transferidos de novo.

Depreciação e RMB

Patrimônio › Depreciação e RMB processa a depreciação e a amortização do mês, uma competência por vez e em ordem. Intangíveis são amortizados.

O cálculo:

a quota é calculada sobre o valor contábil menos o residual, pela vida útil restante;
o método linear divide em quotas iguais; a soma dos dígitos usa base mensal;
grupos que não depreciam (ex.: terrenos) e bens baixados ficam de fora;
a depreciação começa no mês seguinte ao da incorporação. Isso pode mudar no parâmetro patrimonio.inicio_depreciacao;
no último mês de vida útil, o bem chega exatamente ao residual.

Como operar:

use Ver prévia para conferir os bens e o total antes de processar;
só o último lote pode ser estornado. O estorno devolve os valores exatos e permite reprocessar;
bem baixado depois do lote impede o estorno: estorne a baixa antes;
reavaliação feita depois do lote, ou com data depois da competência do lote (de qualquer bem, inclusive terreno ou bem baixado), impede o estorno. A reavaliação não tem estorno;
o lote de uma competência anterior a uma reavaliação de bem que deprecia é recusado;
a competência precisa estar num exercício aberto.

O RMB (Relatório Mensal de Bens) mostra, por grupo e conta: saldo anterior, incorporações, reavaliações, depreciação, baixas e saldo atual.

Reavaliação e redução ao valor recuperável

Na ficha do bem, informe o novo valor, a vida útil restante, o residual, o laudo e o avaliador ou comissão.

A reavaliação pode subir ou baixar o valor.
A redução ao valor recuperável só baixa o valor.

O novo valor passa a ser a base da depreciação seguinte. A operação entra no histórico e gera evento contábil.

A data da reavaliação fica no mês do último lote de depreciação processado ou no mês seguinte (vale também para terrenos, para não mudar um RMB já apurado). Para reavaliar mais adiante, processe antes a depreciação dos meses anteriores. Feita no mês de um lote já processado, a reavaliação vale a partir do lote seguinte; feita antes do lote do mês, o lote daquele mês já deprecia sobre o novo valor.

Baixas

Patrimônio › Baixas › Nova baixa: marque os bens e informe:

data;
motivo: alienação, doação, cessão, inservível/sucata, perda ou furto/roubo;
processo, termo ou boletim de ocorrência;
valor da alienação, na venda;
destinatário, na doação ou cessão.

A data da baixa fica no mês do último lote de depreciação processado ou depois, para qualquer bem (inclusive terreno, grupo que não deprecia e bem totalmente depreciado): o RMB de um mês já apurado não muda.

Ao concluir:

a baixa registra o valor contábil de cada bem na data;
o termo de baixa sai em tela, PDF, XLSX ou CSV;
o bem baixado sai da depreciação e das transferências;
o estorno devolve os bens a ativos.

Relatórios

Em Bens, os botões de exportação geram a relação dos bens filtrados, com o total de aquisição e o total contábil. Em Outros relatórios dos bens filtrados ficam:

bens por setor;
bens por responsável;
termo de responsabilidade do responsável, quando a lista está filtrada por um responsável.

Em Transferências, a lista pode ser buscada pelo número da transferência ou pela placa ou descrição de um bem, e também pode ser exportada.

Todas as operações ficam na auditoria e no histórico de cada bem.

Datas e exercício

A incorporação precisa estar num exercício aberto da entidade, porque o evento contábil vai para ele. Para cadastrar o acervo existente antes do sistema, informe:

a data de aquisição original;
a data de incorporação na data da implantação.

Incorporação e transferência não aceitam data futura.