Frota

O módulo controla os veículos, máquinas e equipamentos da entidade. Ele cobre:

os documentos e seus vencimentos (licenciamento, IPVA, seguro);
os motoristas, com a CNH;
as multas;
os abastecimentos, com consumo médio e alerta de desvio;
os gastos com peças e serviços;
o custo por veículo e por centro de custo;
a reserva de veículos;
o diário de bordo (viagens);
a manutenção preventiva e a troca de óleo.

A integração com rastreadores chega na próxima etapa do módulo.

Veículos e equipamentos

Em Frota › Veículos e equipamentos, cadastre cada item com:

identificação: tipo (veículo, máquina ou equipamento), placa (padrão antigo AAA9999 ou Mercosul AAA9A99, obrigatória para veículo), Renavam (com dígito verificador) e chassi (17 caracteres);
descrição: marca, modelo e anos;
medição e consumo: combustível, medidor (hodômetro em km ou horímetro em horas), capacidade do tanque e consumo de referência (km/l ou l/h);
vínculos: centro de custo e setor responsável.

A ficha do veículo reúne:

os vencimentos dos documentos;
os últimos abastecimentos, com o consumo;
os gastos;
as multas;
os anexos: CRLV, apólice de seguro e fotos.

Abastecimentos

Em Frota › Abastecimentos, registre a data, os litros, o valor por litro, o hodômetro ou horímetro e se o tanque foi completado.

Medidor: não pode ser menor que o último registrado do veículo.
Litros: não podem passar da capacidade do tanque.
Data: não pode ser anterior ao último abastecimento.
Consumo médio: é calculado entre dois abastecimentos de tanque cheio, somando os parciais do intervalo. Para veículo, é a distância percorrida ÷ litros (km/l); para máquina, os litros ÷ horas trabalhadas (l/h).
Alerta de desvio: aparece quando o consumo foge do consumo de referência do veículo além da tolerância. O padrão é 20%, ajustável no parâmetro frota.tolerancia_consumo_percentual.
Exclusão: só o último abastecimento de cada veículo pode ser excluído, porque o consumo dos seguintes depende dele.

Gastos

Em Frota › Gastos, registre peças, serviços, pneus, lavagem e outros, com valor, nota fiscal e, se quiser, a leitura do hodômetro ou horímetro.

Centro de custo: o padrão é o do veículo.
Medidor: se informado, não pode ser menor que o último registrado. Para gasto sem leitura, deixe o campo em branco.
Exclusão: o gasto pode ser excluído a qualquer momento; o medidor do veículo é recalculado.

Medidor do cadastro: o hodômetro ou horímetro informado no cadastro é a base do veículo. Ao excluir lançamentos, o medidor volta ao maior registro restante ou a essa base. Para corrigir a base, altere o medidor no cadastro (ajuste manual).

Motoristas

Em Frota › Motoristas, cadastre os condutores: são pessoas físicas do cadastro de pessoas, com número da CNH (11 dígitos), categoria e validade. A CNH vencida ou que vence em breve é destacada.

Multas

Em Frota › Multas, registre a infração com veículo, auto de infração (não se repete), enquadramento, valor, pontos e vencimento.

Condutor: a multa pode ficar sem condutor e recebê-lo depois (situação "Condutor indicado").
Situação: pendente, paga, em recurso, cancelada ou condutor indicado.

Alertas de vencimento

Em Frota › Alertas de vencimento, veja tudo o que está vencido ou vence nos próximos dias:

documentos de veículos não pagos;
CNH dos motoristas;
multas pendentes;
manutenções preventivas próximas ou vencidas, pela data ou pelo medidor.

O padrão é 30 dias, ajustável no parâmetro frota.dias_alerta_vencimento.

Custos da frota

Em Frota › Custos da frota, veja, por veículo ou por centro de custo e no período escolhido:

os litros e o valor do combustível;
os gastos;
o total.

A lista pode ser exportada em PDF, XLSX ou CSV.

Reservas

Em Frota › Reservas, o setor solicita um veículo para um período:

informe o veículo, o centro de custo, o início, o fim, o destino e a finalidade. O motorista e os passageiros são opcionais;
a reserva começa como Solicitada. Quem tem permissão de alterar a rotina aprova, recusa ou cancela. Recusar e cancelar pedem o motivo;
duas reservas ativas (solicitadas ou aprovadas) não podem se sobrepor no mesmo veículo. Uma reserva que termina às 14h e outra que começa às 14h não conflitam;
veículo em manutenção ou baixado não pode ser reservado;
a agenda mostra as reservas ativas dos próximos 14 dias, por veículo;
a reserva aprovada vira Concluída quando a viagem ligada a ela retorna.

Diário de bordo

Em Frota › Diário de bordo, registre a saída e o retorno de cada viagem:

Saída: veículo, motorista, data e hora, medidor, destino e finalidade. Os passageiros e a reserva aprovada são opcionais;
Retorno: data e hora e medidor. O percorrido é calculado, e o medidor do veículo é atualizado;
cada veículo e cada motorista só podem ter uma viagem em curso;
o medidor não regride. A saída não pode ser menor que o último registrado, e o retorno não pode ser menor que a saída nem que um abastecimento feito durante a viagem;
a saída com reserva tem de cair dentro do período da reserva ou até 2 horas antes do início;
CNH vencida: a saída é recusada por padrão. Com o parâmetro frota.bloquear_cnh_vencida igual a AVISAR, a saída é registrada com um aviso;
excluir uma viagem recalcula o medidor do veículo. Se ela concluiu uma reserva, a reserva volta a Aprovada.

Manutenção preventiva

Em Frota › Manutenção preventiva, cadastre planos por veículo, como troca de óleo, filtros, revisão ou pneus:

Intervalo: em km ou horas, em dias, ou os dois. Vence o que chegar primeiro;
Base: a data e o medidor da última execução. A próxima é calculada a partir deles;
Situação:
- Vencida: o medidor atual alcançou a próxima leitura, ou a data chegou;
- Próxima: está dentro da antecedência. Pela data, ela é a do parâmetro frota.dias_alerta_vencimento. Pelo medidor, é a do plano; em branco, vale 10% do intervalo;
Registrar execução:
- informe a data e o medidor. O plano passa a contar dessa execução;
- com valor, a execução gera o gasto do veículo. Esse gasto só sai pela exclusão da execução;
- o medidor pode ficar abaixo do atual do veículo (registro de uma troca já feita), mas não abaixo do da última execução;
Excluir execução: só a última sai. O plano volta à execução anterior;
um plano suspenso sai dos alertas até ser reativado.