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Almoxarifado

O módulo controla os estoques de materiais de consumo em um ou mais almoxarifados. Ele cobre:

  • entradas por nota fiscal ou doação;
  • custo médio ponderado;
  • lotes e validade;
  • estoque mínimo e ponto de reposição;
  • saídas por centro de custo;
  • requisições dos setores com aprovação e atendimento;
  • transferências entre almoxarifados;
  • inventário com ajuste;
  • fechamento mensal com o RMA;
  • o histórico (kardex) de cada material.

Materiais

Em Almoxarifado › Materiais, cadastre cada material com:

  • código, descrição e especificação;
  • unidade de medida e grupo;
  • código CATMAT, só números;
  • conta contábil;
  • se controla lote e validade, como em medicamentos e alimentos.

A ficha do material mostra o saldo por almoxarifado e o kardex: cada entrada e saída, com o saldo, o valor e o custo médio após o movimento. Um movimento estornado continua no kardex, e o estorno ganha uma linha própria. As linhas seguem a ordem em que os movimentos e os estornos aconteceram, e a linha do estorno leva a data do estorno. Por isso a data pode ficar fora de ordem depois de um estorno, mas o saldo de cada linha é o saldo real naquele momento.

Também é na ficha que se definem os níveis de estoque de cada almoxarifado: mínimo, ponto de reposição e máximo. O formulário vem preenchido com os níveis atuais do almoxarifado escolhido no filtro do kardex (ou do único almoxarifado com estoque do material) e só grava nesse almoxarifado. Campo em branco mantém o nível atual; 0 remove o nível.

Almoxarifados

Em Almoxarifado › Almoxarifados, cadastre os depósitos e o setor responsável por cada um. Cada um tem saldo próprio, e a posição de estoque mostra todos juntos ou um por vez.

Entradas

Em Almoxarifado › Entradas › Nova entrada, registre uma entrada:

  • por nota fiscal, com fornecedor, número, data e empenho;
  • por doação.

Informe a quantidade e o valor unitário de cada item, além de lote e validade quando o material controla lote. O custo médio ponderado é recalculado a cada entrada: valor em estoque ÷ quantidade em estoque.

Saídas

Em Almoxarifado › Saídas › Nova saída, registre o consumo, informando o centro de custo e o setor. Como a saída é calculada:

  • o valor é o custo médio. Quando a saída leva todo o saldo, ela leva exatamente o valor restante, sem diferença de centavos;
  • os lotes que vencem primeiro saem antes;
  • sem saldo suficiente, o sistema recusa a saída e informa a quantidade disponível;
  • quando o saldo chega ao ponto de reposição ou fica abaixo do mínimo, aparece um alerta;
  • lote vencido (validade anterior à data da saída) não sai: a quantidade dele não conta como disponível. Com o parâmetro almoxarifado.saida_lote_vencido = AVISAR, o lote vencido sai e o espelho da saída mostra o aviso.

Requisições

Em Almoxarifado › Requisições, o setor pede material ao almoxarifado:

  1. Pedido: quem tem permissão de requisitar informa a data (num exercício aberto), o setor requisitante, o centro de custo, o almoxarifado e os itens com as quantidades. Enquanto não for atendida (pendente ou aprovada), a requisição pode ser cancelada por quem a fez.
  2. Aprovação: o responsável (rotina "Aprovação e recusa de requisições") informa a quantidade aprovada de cada item, até a solicitada. Item com 0 não é aprovado; se nada for aprovado, a requisição é recusada e o motivo é obrigatório. Também é possível recusar direto, com motivo.
  3. Atendimento: o almoxarifado informa a data e a quantidade entregue de cada item, até a aprovada e até o disponível (com a política padrão, o lote vencido não conta). O sistema gera automaticamente a saída pelo custo médio no centro de custo da requisição, com os lotes que vencem primeiro e os alertas de estoque mínimo. Entregando menos que o aprovado, a requisição fica atendida parcialmente e se encerra: o restante é pedido numa nova requisição (RE-F03b-03).
  • Segregação de funções: quem fez a requisição não pode aprová-la nem recusá-la. Para permitir, use o parâmetro almoxarifado.aprovar_propria_requisicao = SIM.
  • Estorno: estornando a saída gerada pelo atendimento, a requisição volta a aprovada e pode ser atendida de novo.
  • Espelho: o espelho da requisição, em PDF, tem campos de assinatura do requisitante, da aprovação, do almoxarifado e do recebedor.

Transferências

Em Almoxarifado › Transferências, o material passa de um almoxarifado para outro da mesma entidade:

  • Origem: o material sai pelo custo médio e pelos lotes que vencem primeiro. Lote vencido segue a mesma regra da saída: não é transferido, salvo com o parâmetro almoxarifado.saida_lote_vencido = AVISAR.
  • Lotes no destino: um lote de mesmo código no destino precisa ter a mesma validade, inclusive sem validade; caso contrário a transferência é recusada.
  • Destino: o material entra com o mesmo valor e os mesmos lotes e validades.
  • Registro: as duas pernas aparecem no kardex de cada almoxarifado com o mesmo número.
  • Contabilidade: a transferência não gera evento contábil, porque o material continua na mesma entidade.
  • Estorno: desfaz as duas pernas e só é possível se a transferência for o último movimento dos materiais nos dois almoxarifados.
  • Guia: a guia de transferência, em PDF, traz os campos de assinatura dos responsáveis pela origem e pelo destino.

Inventários

Em Almoxarifado › Inventários, a comissão confere o estoque físico:

  1. Abertura: escolha o almoxarifado e a data. O sistema fotografa o saldo de cada lote e a parte sem lote de cada material. A partir daí, o almoxarifado fica congelado: nenhuma entrada, saída, atendimento, transferência ou estorno entra nele até a conclusão ou o cancelamento.
  2. Contagem: informe a quantidade contada de cada item; pode gravar aos poucos. Material encontrado sem saldo (sem lote) pode ser incluído; nesse caso informe também o custo unitário da sobra.
  3. Conclusão: com tudo contado, a diferença vira ajuste na data informada.
    • Falta: sai do lote contado pelo custo médio. É também assim que se baixa o lote vencido (contado como 0).
    • Sobra: entra pelo custo médio atual.
    • Contabilidade: cada um gera um evento contábil pendente (falta ou sobra) por conta.

O inventário aberto pode ser cancelado, sem ajuste. A folha de contagem e divergências, em PDF, tem campos de assinatura da comissão.

Fechamento e RMA

Em Almoxarifado › Fechamento e RMA, consulte o RMA (Resumo da Movimentação do Almoxarifado) de cada mês:

  • Organização: por conta contábil do material.
  • Colunas: saldo anterior, compras, doações, transferências recebidas, sobras, consumo, transferências enviadas, faltas e saldo final.
  • Conferência: o saldo final é sempre o saldo anterior mais as entradas menos as saídas. Movimento estornado não entra.

Depois de conferido, feche o mês do almoxarifado:

  • Quando fechar: só depois do último dia, sem inventário aberto e em ordem (um mês depois do outro).
  • Efeito: com o mês fechado, todo movimento ou estorno com data nele (ou antes) é recusado.
  • Reabertura: só do último mês fechado, com motivo, por quem tem a permissão de excluir na rotina de fechamento.

Parâmetros

Em Almoxarifado › Parâmetros, ajuste as regras da entidade:

  • os dias de antecedência do alerta de lotes a vencer (padrão 30);
  • a saída de lote vencido: bloquear (padrão; o lote vencido só sai por inventário) ou permitir com aviso;
  • se quem fez a requisição pode aprová-la (padrão: não, por segregação de funções).

Posição de estoque

Em Almoxarifado › Posição de estoque, consulte o saldo, o custo médio e o valor de cada material. Os filtros mostram os materiais abaixo do mínimo, no ponto de reposição ou em alerta (um ou outro). A posição pode ser exportada em PDF, XLSX ou CSV.

Lotes a vencer

Em Almoxarifado › Lotes a vencer, veja os lotes com saldo vencidos ou que vencem em até N dias. O padrão é 30 dias, ajustável no parâmetro almoxarifado.dias_alerta_vencimento.

Datas e estornos

  • Ordem das datas: um movimento não pode ter data anterior ao último movimento do mesmo material no almoxarifado. Assim, o custo médio de saídas já feitas nunca muda.
  • Estorno: só o último movimento de cada material pode ser estornado. Uma entrada já consumida não pode ser estornada.
  • Exercício: precisa estar aberto.
  • Limites: a quantidade em estoque vai até 99.999.999.999,9999 e o valor até R$ 9.999.999.999.999,99. Uma entrada que passe disso é recusada com mensagem.
  • Evento contábil: cada movimento gera um evento contábil pendente para a Contabilidade.